Dvacet otázek, na které se zeptat, než někdo odejde
Většina firem řeší odchod klíčového člověka dvakrát: poprvé v den, kdy podá výpověď, a podruhé tři měsíce po jeho odchodu, když se zjistí, co všechno s ním odešlo.
Tenhle seznam je pro tu první chvíli. Není to metodika ani audit — je to hodina času a papír. Projděte ho s odcházejícím nebo s jeho vedoucím a zapisujte odpovědi doslova.
Co se dělá
1. Co se na téhle pozici děje jen jednou nebo dvakrát za rok?
Nejčastější díra v předání. Inventura, roční hlášení, sezónní odstávka, obnova certifikátu. Nováček o tom nemá jak vědět a zjistí to, až když to nestihne.
2. Které úkony mají pevný termín a co se stane, když se nestihnou?
Ptejte se na následek, ne na datum. „Do 25. dne" nic neříká. „Do 25. dne, jinak nám naskočí penále" říká všechno.
3. Podle čeho se pozná, že je výsledek špatně?
Nejhůř kladená otázka ze všech. Odpověď „já to vidím" není odpověď. Co konkrétně vidí? Nesedí součet? Chybí podpis? Je to jiná barva?
4. Co se dělá, když případ není standardní?
A hlavně: kdo o výjimce rozhoduje.
5. Co má „svoje mouchy" — dělá se jinak, než by člověk čekal?
Tohle není v žádném systému a odchází to s člověkem. U strojů, u zákazníků, u úřadů.
O čem rozhoduje
6. Do jaké částky rozhoduje sám? Nad tou částkou kdo?
Bez téhle věty nováček buď blokuje všechno, nebo pustí, co neměl.
7. Co smí objednat, schválit, evidovat nebo zkontrolovat?
Vypište to podle procesů, ne obecně. „Schvaluje nákup" je málo — schvaluje ho v jakém procesu a do kolika?
8. Kde je hranice mezi ním a externí firmou?
Malé firmy stojí na externí účetní, externím IT správci a externím technikovi BOZP. Ti drží znalost úplně stejně jako zaměstnanec, jen se na ně nevztahuje výpovědní doba.
Od koho a komu
9. Od koho přebírá podklady a v jakém stavu musí přijít?
10. Komu předává výsledek a v jakém stavu?
Zeptejte se pak i druhé strany. Když jeden tvrdí „já to předal" a druhý o tom na svém seznamu nemá zmínku, našli jste místo, kde se ve firmě ztrácejí věci.
11. Komu volá, když je něco sporné? A komu, když ten první nebere?
Druhá polovina otázky je důležitější než první.
V čem to jede
12. V jakých systémech se ta práce dělá a jakou úroveň přístupu potřebuje?
13. Jaké vlastní tabulky, šablony, makra nebo sdílené složky používá, aby práci dokončil?
Klíčová otázka. IT si myslí, že se pracuje v ERP. Reálně to jede na Excelu s makrem, na lokální složce a na WhatsApp skupině s dopravcem. Zeptejte se přímo — lidé to neskrývají, jen je nenapadne, že by to někoho zajímalo.
14. Ke kterým účtům, systémům nebo zařízením má přístup jen on?
15. S kým konkrétně jedná u dodavatelů a zákazníků? Kdo tam rozhoduje?
Vztahy jsou to nejcennější a nejhůř zapsatelné. Ptejte se konkrétně: kdo u zákazníka rozhoduje, kdo blokuje, na co je citlivý.
Zástup a co drží
16. Kdo ho zastupuje při dovolené a v jakém rozsahu?
17. Co zástupce reálně nezvládne?
Odpověď „zvládne všechno" bývá optimismus. Zeptejte se na poslední dovolenou — co se tehdy neudělalo a čekalo?
18. Co zástupci chybí, aby to opravdu zvládl?
Většinou to není znalost, ale oprávnění nebo přístup. To se dá zařídit za den — pokud o tom někdo ví.
19. Co fyzicky drží? Klíče, čipy, techniku, rozpracované věci.
20. Co byste řekl nástupci první den, kdyby na vás měl deset minut?
Nechte to jako poslední. Odpověď na tuhle otázku bývá lepší než celý zbytek seznamu.
Co s tím dál
Zapište odpovědi tak, jak zazněly, a připište k nim datum a jméno toho, kdo je zapsal. Za rok si nikdo nevzpomene, jestli to takhle bylo, nebo si to někdo domyslel.
A hlavně: projděte to i u lidí, kteří neodcházejí. Když se to dělá jen u toho, kdo dal výpověď, je z toho vyšetřování. Když se to dělá u celého útvaru, je to normální provoz — a nikdo se nemusí bránit.