Excel, na kterém stojí výroba, a o kterém IT neví
Zeptejte se ve firmě IT správce, v čem se dělá plánování výroby. Odpoví vám, že v ERP. Zeptejte se dispečera. Odpoví vám, že v ERP — a pak si to přepisuje do své tabulky, protože v ERP nejde vidět, které stroje jsou zrovna rozjeté.
Ta tabulka nikde není. Nikdo ji neschválil, nezálohuje se, nemá dokumentaci. Leží na síťovém disku ve složce, jejíž název dává smysl jen jejímu autorovi. A celý výrobní plán stojí na ní.
Tomuhle se říká stínové IT a v každé firmě, kde jsme se na to ptali, se něco takového našlo. Není to nedbalost. Je to normální reakce chytrého člověka na nástroj, který mu nestačí.
Jak to vypadá v praxi
Není to jen Excel. Typicky se najde:
- vlastní tabulka nebo makro, které dopočítává něco, co oficiální systém neumí,
- sdílená složka s formuláři, šablonami a „těmi správnými" verzemi dokumentů,
- chatovací skupina s dopravcem, dodavatelem nebo se směnou, kudy jde reálná domluva,
- poznámky v soukromém telefonu — čísla na servisáky, hesla ke strojům, kdo u zákazníka rozhoduje,
- sešit na stole. Papírový. V předávání směn ve výrobě je to pořád nejrozšířenější systém v Česku.
Proč je to problém teprve při odchodu
Dokud ten člověk sedí na místě, funguje to. Často líp než oficiální cesta — proto to vzniklo.
Problém je v tom, že tyhle nástroje mají jediného majitele a nulovou dokumentaci. Když člověk odejde:
- nikdo neví, kde ta tabulka leží, protože v ERP po ní není stopa,
- nikdo neumí říct, co ten vzorec počítá,
- WhatsApp skupina s dopravcem odejde spolu s telefonním číslem,
- a hlavně: nikoho ani nenapadne se po tom shánět, protože podle oficiálních systémů má být všechno v ERP.
Zjistí se to za tři týdny, když se něco nepovede, a ještě dva týdny trvá, než někdo vysloví větu „on si to asi psal někam bokem".
Jak to najít
Neptejte se „používáte něco mimo firemní systémy?". Odpověď bude „ne", protože to zní jako obvinění.
Ptejte se na práci:
„Co všechno musíte udělat, aby ten úkon byl hotový — od začátku do konce?"
A pak na tu mezeru:
„Kde si to mezitím zapisujete?"
Nebo úplně přímo:
„Jaké vlastní tabulky, šablony nebo poznámky si u téhle práce vedete — a proč?"
To „a proč" je důležité. Lidé odpovídají ochotně, protože ta odpověď je vlastně stížnost na systém, a tu rádi řeknou. „Protože v ERP nejde vidět, které formy jsou v opravě."
Odpověď „nic, všechno mám v systému" stojí za doptání. U provozní pozice je skoro vždycky nepřesná.
Co s tím pak udělat
Nezakazovat. První reflex bývá „tak to zrušíme a bude se pracovat v systému". Zruší se tím nástroj, ne důvod, proč vznikl — a za měsíc existuje nová tabulka o složku vedle.
Rozumnější postup:
1. Sepsat, co existuje — název, kde to leží, ke kterému úkonu to patří, kdo k tomu má přístup.
2. Zajistit přístup ještě dnes. U většiny položek je to pět minut práce: přesunout soubor do sdílené složky, přidat druhého člověka do skupiny, přepsat čísla z telefonu do kontaktů firmy.
3. Teprve potom se rozhodnout, jestli to nahradit oficiálním nástrojem. Ten seznam je mimochodem nejlepší zadání pro IT, jaké kdy dostanou — je to přesný soupis toho, co firemním systémům chybí.
Nejnaléhavější případ
Když někdo podá výpověď, tenhle seznam je ta úplně první věc, kterou potřebujete — dřív než protokol o předání a dřív než inzerát.
U řádného odchodu se řeší, co předat. U náhlého odchodu se řeší co odebrat a zajistit — a to je obrácený seznam: přístupy, klíče, podpisová práva a přesně tyhle vlastní tabulky. Zajistit se musí dřív, než člověk odejde, ne potom.
---
Chránito vede registr stínových nástrojů napříč firmou — vzniká sám z toho, jak se mapují pozice. Zmapovat jednu pozici zdarma.