Popis pracovní pozice není náplň práce ze smlouvy

Zadejte do vyhledávače „popis pracovní pozice vzor" a dostanete tabulku s poli název pozice, nadřízený, odpovědnosti, požadované vzdělání. Vyplní se za dvacet minut, založí do šanonu a od té chvíle ji nikdo neotevře.

Není to tím, že by ji lidé byli líní číst. Je to tím, že v ní není nic, co by někdo potřeboval.

Zkouška, která to odhalí za minutu

Vezměte popis pozice ve vaší firmě a představte si, že ten člověk zítra nepřijde. Nastoupí za něj někdo zvenku, kdo tu práci dělal jinde. Dostane ten papír a nic jiného.

Zvládne podle něj první týden?

Skoro nikdy. A důvod je vždycky stejný: popis říká, za co ten člověk odpovídá, ale ne co dělá, jak často a podle čeho se pozná, že je to špatně.

„Odpovídá za správnost účetních dokladů" je pravda. Nováčkovi to neřekne, že přijatá faktura musí sedět na objednávku, že bez věcného schválení vedoucího provozu se neproplácí a že když chybí IČO odběratele, vrací se dodavateli.

Čtyři věci, které rozhodují

1. Opakující se úkony, ne odpovědnosti.

Ne „vede evidenci", ale „každé pondělí projde nezaplacené faktury a nad 30 dnů po splatnosti pošle upomínku". Zapište i to, jak často a zhruba jak dlouho to trvá. Ten odhad není norma — je to jediný způsob, jak se pozná, že do jedné pozice narostla práce za dva lidi.

2. Podle čeho se pozná chyba.

Nejhůř kladená otázka ze všech a přitom ta nejcennější. Odpověď „já to vidím" není odpověď. Co konkrétně vidí? Nesedí součet? Chybí podpis? Je jiné číslo zakázky?

Tohle je věta, kterou nováček používá každý den a nikdo mu ji neřekne, protože zkušenému člověku připadá samozřejmá.

3. Komu se volá, když je něco sporné — a komu, když ten první nebere.

Druhá polovina otázky je důležitější než první. Eskalace, která končí u jednoho jména, není eskalace.

4. Do jaké částky rozhoduje sám.

Bez téhle věty nováček buď blokuje všechno, nebo pustí, co neměl. A pozor: u některých pravomocí žádná částka není a být nemá — „zastavit výrobu" se neměří na peníze. Rozlišujte to, jinak vyrobíte prázdné kolonky, které bude někdo marně doplňovat.

Co v popisu naopak nemá co dělat

Hodnocení člověka. V okamžiku, kdy do dokumentu o pozici přibude kolonka „poznámka" nebo „úroveň zvládnutí", přestane to být popis práce a stane se z toho podklad k hodnocení. Lidé to poznají okamžitě a od té chvíle vám na otázky odpovídají opatrně — a s opatrnými odpověďmi je celý dokument k ničemu.

Popisujte pozici. Kdo ji zrovna drží, je samostatná informace.

Fráze. „Zajišťuje komplexní agendu" neznamená nic. Když nevíte, co za tím je, zeptejte se na poslední týden: co ten člověk dělal v pondělí, co ve středu, co dělá jednou za měsíc.

Věc, na kterou se zapomíná nejčastěji

Co se děje jen jednou nebo dvakrát za rok.

Inventura. Roční hlášení. Sezónní odstávka. Obnova certifikátu. Lednová kontrola forem s dodavatelem. Nováček o tom nemá jak vědět, v žádném systému to není a přijde na to až tím, že to nestihne — devět měsíců po nástupu, když už dávno „všechno běží".

Zeptejte se na to natvrdo: „Co se na téhle pozici děje jen jednou za rok a nikdo jiný o tom neví?" Odpověď bývá delší, než čekáte.

A to, na co se nezeptá skoro nikdo

V čem se ta práce reálně dělá.

IT si myslí, že se pracuje v ERP. Reálně to jede na Excelu s makrem, na složce na síťovém disku a na WhatsApp skupině s dopravcem. Ten Excel v žádném firemním systému není, nikdo o něm neví a odejde spolu s člověkem.

Lidé to neskrývají. Jen je nenapadne, že by to někoho zajímalo — pro ně je to „jak si to mám zapsané".

Kolik to zabere

Pozice zmapovaná takhle zabere zhruba tři čtvrtě hodiny rozhovoru. Vzor z internetu zabere dvacet minut a nikdo ho neotevře. Rozdíl není v čase, ale v tom, že první dokument někdo použije.

---

Chránito vede popisy pozic přesně v téhle struktuře — s předvyplněným konceptem podle typu pozice, aby se nezačínalo na prázdné stránce. Jedna pozice je zdarma napořád.